E-Mail auf dem eigenen Server: sortiert, gefiltert, geprüft.
Ihre Postfächer laufen auf unserem Mailserver in Deutschland. Regeln sortieren die Post schon auf dem Server, der Spamfilter lernt aus jedem Klick in den Junk-Ordner, und Mails mit Viren kommen gar nicht erst an. Auf dem PC, dem Handy und im Webmail gilt dasselbe.
Mail-Regeln, die auf dem Server arbeiten
Regeln, die nur im Outlook eines einzelnen PCs stecken, greifen nicht, wenn dieser PC aus ist. Bei uns laufen sie auf dem Server: Die Post ist schon sortiert, egal ob Sie sie am Schreibtisch, unterwegs auf dem Handy oder im Webmail öffnen.
Sie legen fest, für welche Postfächer eine Regel gilt: für alle in der Domain oder nur für ausgewählte.
- Bedingungen: Absender, Empfänger, Betreff oder Text
- Aktionen: in einen Ordner verschieben, in den Papierkorb, löschen, als gelesen markieren
- Weiterleiten, auch weiterleiten und gleichzeitig verschieben
- Fertige Vorlage gegen Blindkopie-Spam: „Nicht an uns adressiert“
- Regeln werden von oben nach unten geprüft, Reihenfolge per Pfeil
Ein Spamfilter, der mitlernt
Sie müssen nichts einstellen. Der Filter lernt aus dem, was Sie ohnehin tun.
- In Junk verschobenDiese Mail wird als Spam gelernt. Ähnliche Post landet künftig direkt im Junk-Ordner.
- Aus Junk zurückgeholtDiese Mail wird als erwünscht gelernt. Der Absender kommt wieder in den Posteingang.
- Überall gleichEs ist egal, ob Sie in Outlook, auf dem Handy oder im Webmail verschieben. Der Server merkt es sich für alle Geräte.
- Schneller StartVorhandene Mails lassen sich einmalig einlernen. Ab etwa 200 gelernten Mails je Richtung entscheidet der Filter selbstständig.
Regelvorschläge aus gemeldetem Spam
Aus dem Spam, den Ihr Team meldet, schlägt der WorkOrderAgent passende Regeln vor. Sie wählen, wie viel Hilfe Sie möchten. Aktiv wird ein Vorschlag erst, wenn Sie ihn übernehmen.
- Mail in Junk verschiebenEin Mitarbeiter verschiebt eine unerwünschte Mail in den Junk-Ordner, in Outlook, auf dem Handy oder im Webmail.
- Filter lerntDer Spamfilter lernt daraus sofort, ganz gleich, welche Stufe eingestellt ist.
- Vorschlag entstehtAlle 5 Minuten wertet der WorkOrderAgent neu gemeldete Absender aus und schlägt eine Regel vor.
- Sie übernehmenSie prüfen den Vorschlag und übernehmen ihn mit einem Klick. Ab dann gilt die Regel für die ganze Domain.
- AusDer Spamfilter lernt weiter, es gibt aber keine Vorschläge. Regeln legen Sie selbst an.
- Einfache VorschlägeOhne KI: Absender-Domain sperren oder „nicht an uns adressiert“. Kostenlos, und nichts verlässt den Server. Absender von Freemail-Diensten werden nie zum Sperren vorgeschlagen, damit Sie keine Kunden mit privater Adresse aussperren.
- KI-VorschlägeErkennt auch Sonderfälle, etwa Absender und Betreff zusammen, und begründet jeden Vorschlag. An die KI gehen nur Absender, Empfänger, Betreff und ein kurzer Textauszug, keine Anhänge. Kosten: etwa 0,2 Cent je neuem Absender. Mehr zum Thema: KI im Unternehmen.
Ganz umziehen oder den Anbieter behalten
Jede Domain bekommt ihre eigene Betriebsart.
- DirektbetriebUnser Server empfängt und versendet Ihre Mails. Sie stellen den MX-Eintrag Ihrer Domain auf uns um.
- AbholbetriebIhr bisheriger Anbieter bleibt für Empfang und Versand zuständig, die Mails liegen aber bei uns. Beim Anbieter wird erst gelöscht, was hier gespeichert und gesichert ist.
Postfächer, Weiterleitungen, Abwesenheit
Alles, was Sie für den Alltag brauchen, ohne Umweg über den Domain-Anbieter.
- PostfächerMit Speicherplatz je Postfach und Anzeige der Belegung. Sichere Kennwörter erzeugt der WorkOrderAgent auf Knopfdruck.
- Weiterleitungen und VerteilerAdressen ohne eigenes Postfach, die an eine oder mehrere Adressen weitergeben, auch nach extern. Eine Sammeladresse fängt alles auf, was kein Postfach hat.
- AbwesenheitsnotizMit Enddatum. Jeder Absender bekommt höchstens eine Antwort pro Tag.
- DNS-PrüfungDer WorkOrderAgent zeigt, welche Einträge beim Domain-Anbieter stehen müssen (MX, SPF, DKIM, DMARC), und prüft sie auf Knopfdruck. So kommen Ihre Mails auch bei strengen Empfängern an.
Sicher und schnell eingerichtet
- Virenprüfung beim EmpfangJede eingehende Mail wird geprüft. Ist sie infiziert, nimmt der Server sie gar nicht erst an. Sie landet weder im Postfach noch im Junk-Ordner.
- Outlook richtet sich selbst einE-Mail-Adresse und Passwort eingeben, Server und Einstellungen findet Outlook automatisch. Thunderbird ebenso.
- Alte Servernamen funktionieren weiterEigene Zertifikate auch für mail., imap. und smtp. Ihrer Domain. Bestehende Geräte müssen nach dem Umzug nicht umgestellt werden.
- UmzugsassistentKopiert alle Ordner des bisherigen Postfachs. Beim alten Anbieter wird nichts gelöscht. Ein zweiter Lauf holt nur Neues, etwa direkt vor der Umstellung. Wir begleiten den Umzug, bis jedes Postfach läuft.
Häufige Fragen
Kann ich Outlook weiter benutzen?
Ja. Outlook, das Handy und das Webmail greifen auf dieselben Postfächer zu. Regeln und Spamfilter laufen auf dem Server und gelten für alle Geräte gleich.
Werden meine Mails für die KI-Vorschläge nach außen gegeben?
Nur, wenn Sie die Stufe „KI-Vorschläge“ wählen, und dann nur Absender, Empfänger, Betreff und ein kurzer Textauszug der Mails, die Sie als Spam gemeldet haben. Anhänge nie. In den Stufen „Aus“ und „Einfache Vorschläge“ verlässt nichts den Server.
Wie kommen meine alten Mails zu Ihnen?
Mit dem Umzugsassistenten. Er holt Postfächer und Ordner vom bisherigen Anbieter. Weil die alten Servernamen weiter funktionieren, müssen Sie Ihre Geräte danach nicht neu einrichten.
Passt dazu
Raus aus dem Spam, rein in den eigenen Server
Wir ziehen Ihre Postfächer um, richten Regeln und Spamfilter ein und bleiben Ansprechpartner. Sagen Sie uns, wie viele Postfächer Sie haben.
0173 644 22 17