Von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung in einem Vorgang.
Angebot, Auftrag, Mängel, Abnahme, Rechnung und Mahnwesen bleiben derselbe Datensatz. Nichts wird abgetippt, nichts geht zwischen zwei Programmen verloren.
Was die Auftragsverwaltung kann
Der Vorgang ist die zentrale Einheit. Er wandert vom Angebot bis zur Rechnung und bleibt immer derselbe Datensatz.
Angebot, Auftrag, Rechnung
Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, daraus die Rechnung. Positionen, Preise, Kunde und Steuer werden übernommen.
DetailsMängel dokumentieren
Mängel mit Foto erfassen und dem Kunden einen Termin mit Online-Bestätigung schicken. Der Status bleibt bis zur Behebung sichtbar.
DetailsAbnahme unterschreiben
Der Kunde unterschreibt vor Ort auf dem Tablet. Das PDF-Protokoll geht an Auftrag und Kunde.
DetailsMahnwesen in drei Stufen
Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung. Texte und Fristen legen Sie je Mandant fest.
DetailsMobil unterwegs
Foto aufnehmen, Position ergänzen, Stundenzettel starten, direkt auf dem Smartphone und ohne eigene App.
DetailsKundenportal
Jeder Kunde bekommt einen verschlüsselten Link zu seinen Vorgängen, Rechnungen und Mängeln, ohne Anmeldung.
DetailsDer typische Ablauf
Sechs Schritte vom ersten Kontakt bis zur ausgeglichenen Rechnung.
- Anfrage erfassenKunde anlegen, Angebot mit Positionen erstellen.
- Angebot sendenDas PDF geht per E-Mail an den Kunden, mit Link zur Online-Annahme.
- Auftrag umwandelnNimmt der Kunde an, entsteht mit einem Klick die Auftragsbestätigung.
- Einsatz ausführenStunden, Material und Fahrt erfassen, bei Bedarf Mängel dokumentieren.
- Abnahme und RechnungProtokoll vor Ort unterschreiben, die Rechnung entsteht sofort.
- Mahnwesen, falls nötigDer Bankabgleich prüft den Zahlungseingang automatisch, Mahnungen gibt es auf Knopfdruck.
Alle Details auf einen Blick
Für alle, die es genau wissen wollen.
- Nummernkreise je MandantAngebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift mit eigenen Präfixen und Stellenzahl.
- Mehrere Steuersätze19 %, 7 %, Reverse-Charge nach § 13b und § 13b Bau, je Position einstellbar.
- Verkaufspreis-SchemataAufschlagsregeln wie Material × 1,4 oder Stundensätze zentral pflegen und im Angebot anwenden.
- Großhändler-AnbindungÜber OpenMasterData (z. B. Obeta, Sonepar): Artikelnummer eintippen, Preise, EAN und Bilder werden übernommen.
- Positionen frei mischenArtikel aus dem Stamm, freie Positionen, Stundensatz, Anfahrt und Pauschalen.
- AnhängeFotos vom Einsatz, Pläne und PDFs liegen am Vorgang und im Kundenportal.
- Status-WorkflowOffen, in Bearbeitung, wartet auf Material, abgeschlossen, berechnet, bezahlt.
- Versand per E-MailEigener SMTP-Server je Mandant, pflegbare Vorlagen, Kopie ins eigene Postfach.
- ZUGFeRD und XRechnungZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML für Geschäftskunden, XRechnung als reines XML für öffentliche Auftraggeber.
- GoBD-konformSperrfrist auf Belege, Änderungsprotokoll, lückenlose Nummern.
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