Belege rein, im Volltext durchsuchbar.
Scanner, E-Mail oder Drag-and-drop: Wie der Beleg auch ankommt, die Texterkennung liest ihn, ordnet ihn einem Lieferanten zu und macht ihn durchsuchbar. Die GoBD-konforme Ablage ist dabei.
Der Scanner schreibt direkt ins DMS
Ihr Netzwerk-Scanner legt Belege per SFTP, FTPS oder Samba direkt in Ihr DMS-Postfach. Ohne Umweg über den PC, ohne USB-Stick, ohne fremden Cloud-Anbieter.
Beleg auflegen, Knopf drücken: Sekunden später ist er erkannt, kontiert und durchsuchbar.
- SFTP, FTPS und Samba (Windows-Freigabe)
- Ein Überwachungsdienst (inotify) reagiert in Sekunden auf neue Dateien
- Die Texterkennung startet sofort im Hintergrund
- Jeder Mandant hat sein eigenes Scan-Postfach
Vom Brief bis zur Suche
So findet ein Beleg seinen Weg ins System.
- EingangScanner, E-Mail, Drag-and-drop oder Upload, der Weg ist egal.
- TexterkennungLäuft im Hintergrund und dauert wenige Sekunden.
- BelegerkennungLieferant, Belegnummer und Betrag werden ausgelesen und vorbefüllt.
- KontrolleSie prüfen, korrigieren bei Bedarf und klicken auf „Übernehmen“.
- VerbuchungDer Beleg steht als Eingangsrechnung im ERP und in der Volltextsuche.
Mehr als ein Dateiordner
Das DMS versteht Inhalte und sortiert.
Texterkennung für jedes PDF
Tesseract liest jeden Beleg aus. Auch Scans ohne Textebene werden durchsuchbar.
DetailsBelegerkennung
Lieferant, Belegnummer, Belegdatum, Betrag und Umsatzsteuer werden erkannt. Sie kontrollieren, das System lernt.
DetailsPostfach je Mandant
Jeder Mandant bekommt eine eigene E-Mail-Adresse. Belege, die dort ankommen, landen automatisch im DMS.
DetailsDrag-and-drop
PDF, JPG oder PNG einfach ins Browserfenster ziehen.
DetailsVerknüpfung mit Vorgängen
Beleg an Auftrag, Kunde, Eingangsrechnung, Bankumsatz oder Wartungsvertrag hängen.
DetailsTippfehlertolerante Suche
Die Volltextsuche mit Meilisearch findet „Rechnung“ auch, wenn Sie „Rechung“ tippen. Getrennt je Mandant.
DetailsWas tief drin steckt
- BelegtypenEingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Lieferschein, Vertrag, Sonstiges, jeder Typ mit eigener Verarbeitung.
- SteuerperiodeMonat und Jahr werden automatisch aus dem Belegdatum gesetzt.
- SchlagworteFrei vergebbare Tags zur weiteren Ordnung.
- AV-Verträge verwaltenVerträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO als PDF hinterlegen, eingebunden in die Verfahrensdokumentation.
- GoBD-ArchivierungLückenlose Ablage mit unveränderlichem Original, Sperrfrist und Zugriffsprotokoll.
Passt dazu
Schluss mit dem Beleg-Chaos im Aktenordner
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