Einmal erfassen, bis zur Rechnung weiterverwenden.
Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung sind Stationen desselben Vorgangs. Positionen, Preise, Kunde und Steuer wandern mit. Sie tippen nichts zweimal.
Der Weg eines Vorgangs
Der Vorgang bleibt derselbe Datensatz. Nur sein Status ändert sich.
- Angebot erstellenArtikel aus dem Stamm, freie Positionen, Stundensatz, Anfahrt und Pauschalen frei mischen. Aufschlagsregeln aus dem Verkaufspreis-Schema greifen automatisch.
- Angebot sendenDas PDF geht per E-Mail an den Kunden, mit Link zur Online-Annahme. Im Kundenportal unterschreibt der Kunde mit Maus oder Touch-Display.
- Auftrag bestätigenNimmt der Kunde an, entsteht mit einem Klick die Auftragsbestätigung. Das unterschriebene Angebot liegt im DMS beim Auftrag.
- Einsatz abrechnenStunden, Material und Fahrt aus dem Stundenzettel werden zu Rechnungspositionen. Nach der Abnahme steht die Rechnung sofort bereit.
- Zahlung verfolgenDer Bankabgleich erkennt den Zahlungseingang. Bleibt er aus, gibt es Mahnungen auf Knopfdruck.
Rechnungen für jeden Fall
Nicht jeder Auftrag endet mit einer einzigen Rechnung über den vollen Betrag.
- Vorkasse und AnzahlungAnzahlung prozentual oder als fester Betrag, dazu Zahlungsziele. Der Restbetrag wird auf der Schlussrechnung berechnet.
- SammelrechnungenMehrere Einsätze oder Aufträge eines Kunden auf einer Rechnung.
- Abo-RechnungenWiederkehrende Vertragsrechnungen mit Platzhaltern wie {monat}, {jahr} und {quartal} im Text.
- HandwerkerrechnungDer Hinweis nach § 35a wird automatisch gesetzt.
- Steuersätze je Position19 %, 7 %, Reverse-Charge nach § 13b und § 13b Bau.
- E-RechnungZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML oder XRechnung als reines XML. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung.
Ordnung, die das Finanzamt erwartet
- Nummernkreise je MandantAngebot, Auftrag, Rechnung und Gutschrift mit eigenen Präfixen und Stellenzahl, lückenlos.
- Status-WorkflowOffen, in Bearbeitung, wartet auf Material, abgeschlossen, berechnet, bezahlt.
- GoBD-konformSperrfrist auf Belege und ein Änderungsprotokoll.
- Versand aus dem SystemEigener SMTP-Server je Mandant, pflegbare E-Mail-Vorlagen, Kopie ins eigene Postfach.
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