WinCASA-Mailarchiv übernommen: der Schriftwechsel mit den Mietern ist wieder da.
Nach einem Update von WinCASA und dem Wechsel des Postfachs von POP auf IMAP ließ sich das Mailarchiv einer Hausverwaltung nicht mehr übernehmen. Eine fertige Lösung gab es für diesen Fall nicht. Wir haben ein eigenes Werkzeug geschrieben, das Archiv vollständig in ein IMAP-Postfach übertragen, und WinCASA liest es von dort wieder ein.
Jahre an Korrespondenz, plötzlich nicht mehr erreichbar
In einer Hausverwaltung ist das Mailarchiv mehr als alte Post. Darin stehen Absprachen mit Mietern, Zusagen von Handwerkern, Fristen und Nachweise, auf die man sich Jahre später noch beruft.
WinCASA hatte diese Mails in seinem eigenen Mailbereich abgelegt, sortiert in Posteingang, Gesendet, Entwürfe und viele eigene Unterordner. Nach einem Update des Programms und dem Umstieg des Postfachs von POP auf IMAP ließ sich dieser Bestand nicht in das neue Postfach übernehmen. Neue Mails kamen an, der jahrelange Schriftwechsel zwischen Vermieter und Mietern aber fehlte.
Eine Lösung vom Hersteller gab es für diesen Fall nicht. Also haben wir uns die gespeicherten Daten selbst angesehen.
Vom Archiv im Programm zurück ins Programm
Das Archiv wird nicht umgebaut und nicht neu erfasst. Jede Mail wird so, wie sie gespeichert war, als echte E-Mail in ein IMAP-Postfach übertragen. Von dort liest WinCASA sie wieder ein.
- Archiv in WinCASA
Mails mit Ordnern und Zusatzangaben, als Kopie gelesen, das Original bleibt unberührt
- eigenes Werkzeug
jede Mail unverändert - IMAP-Postfach
auf dem Mailserver des WorkOrderAgent in Deutschland, mit allen 256 Ordnern
- wieder eingebunden
per IMAP - Ihre Verwaltung
arbeitet in WinCASA mit dem vollständigen Archiv weiter
So sind wir vorgegangen
Vier Schritte, die parallel zum laufenden Betrieb der Verwaltung liefen.
- Daten sichtenWir haben geprüft, wie WinCASA die Mails ablegt und ob sie vollständig lesbar sind. Gearbeitet wird dabei nur mit einer Kopie, im Programm selbst ändert sich nichts.
- Werkzeug schreibenFür dieses Archiv entstand ein eigenes Werkzeug. Es überträgt jede Mail mit Ordner, Anhängen und Lesestatus in das IMAP-Postfach.
- Übertragen und zählenRund 83 GB waren in weniger als zwei Stunden übertragen. Danach wurde Ordner für Ordner gezählt, Quelle gegen Ziel. Die Zahlen stimmten exakt überein.
- Sichten und einbindenVor der Freigabe haben wir das Archiv im Webmail gesichtet. Neuere Mails vom alten Anbieter kamen per Abgleich ohne Doppelte dazu. Dann wurde das Postfach in WinCASA eingebunden.
Was erhalten bleibt
Ziel war ein Archiv, das sich anfühlt, als wäre es nie weg gewesen.
Bleibt erhalten
- Jede Mail im Original, mit Datum, Absender, Empfängern, Betreff und Anhängen
- Die komplette Ordnerstruktur, im Praxisfall 256 Ordner
- Der Status gelesen und beantwortet
- Das Original in WinCASA, an dem nichts verändert wird
Ehrlich gesagt
- Die Zuordnung einzelner Mails zu Objekten, Einheiten oder Personen ist eine Angabe von WinCASA selbst. Wie sie sich bei Ihrem Archiv verhält, klären wir vorab.
- Jedes Archiv ist anders. Ob und wie sich Ihres übernehmen lässt, sehen wir erst nach einem Blick in die Daten.
Bevor Sie selbst etwas versuchen
Wenn ein Archiv nicht mehr erscheint, liegt der Gedanke nahe, Dateien zu kopieren oder umzubenennen. Dabei kann der Bestand durcheinandergeraten, der gerade gerettet werden soll.
- Nichts löschen, nichts verschieben
- Lassen Sie das Programmverzeichnis und den Mailbereich so, wie sie sind.
- Eine Sicherung zuerst
- Wenn es eine aktuelle Datensicherung gibt, bewahren Sie sie auf und überschreiben Sie sie nicht mit einem neueren Stand.
- Neue Mails laufen weiter
- Das neue Postfach kann in der Zwischenzeit normal arbeiten. Was dort inzwischen ankommt, wird beim Übernehmen abgeglichen, ohne doppelte Mails.
- Kurz beschreiben genügt
- Programm, Version, ungefähre Größe des Archivs und was seit wann fehlt. Mehr brauchen wir für eine erste Einschätzung nicht.
Auch für andere Branchenprogramme
Manche Programme für Hausverwaltungen, Kanzleien oder Handwerksbetriebe führen ein eigenes Mailarchiv. Solange ein Programm seine Mails in einem lesbaren Format ablegt, lässt sich das Archiv grundsätzlich in ein IMAP-Postfach übertragen. Ob das bei Ihrem Programm so ist, sehen wir nach einer Prüfung der Daten.
Umgesetzt haben wir das bisher für WinCASA. Für andere Programme prüfen wir jeden Fall einzeln, bevor wir etwas zusagen.
Häufige Fragen
Geht das auch mit meiner WinCASA-Version?
Das prüfen wir anhand einer Kopie Ihrer Daten. Entscheidend ist, wie die Mails im Mailbereich abgelegt sind, nicht die Versionsnummer allein.
Bleibt mein Original erhalten?
Ja. Die Daten werden nur gelesen. In WinCASA selbst wird nichts verändert.
Muss die Verwaltung dafür pausieren?
Nein. Im Praxisfall lief die gesamte Arbeit parallel zum Betrieb. Neue Mails kamen weiter an und wurden am Ende ohne Doppelte abgeglichen.
Wie lange dauert die Übernahme?
Die reine Übertragung von rund 92.000 Mails mit etwa 83 GB dauerte weniger als zwei Stunden. Dazu kommen die Sichtung der Daten vorab und die Prüfung danach. Wie lange das bei Ihnen dauert, sagen wir nach dem ersten Blick in die Daten.
Wo liegt das Archiv danach?
In einem IMAP-Postfach auf dem Mailserver des WorkOrderAgent in Deutschland. WinCASA liest es von dort ein, und über den Webmailer ist es zusätzlich einsehbar.
Was kostet das?
Das hängt von der Größe und dem Zustand des Archivs ab. Nach der Prüfung der Daten bekommen Sie ein Angebot, bevor wir mit der Übernahme beginnen.
WinCASA (auch Win-CASA) ist eine Marke ihres Inhabers. Die Nennung dient nur der Einordnung, es besteht keine Verbindung zum Hersteller. Alle Angaben zum Praxisfall ohne Namen des Kunden.
Passt dazu
Ihr Mailarchiv steckt in einem Programm fest?
Nennen Sie uns Programm, Version und die ungefähre Größe des Archivs. Wir sehen uns die Daten an und sagen Ihnen, ob und wie sie sich übernehmen lassen.
0173 644 22 17