Exchange-Umzug: Ihre Postfächer ziehen um, der Arbeitsalltag läuft weiter.
Ob Exchange 2007 oder Exchange 2019: Wir übernehmen Mails, Ordner, Kalender und Kontakte auf den Mailserver des WorkOrderAgent in Deutschland. Kopiert wird, während Ihr Exchange weiterläuft. Umgestellt wird ganz zum Schluss, außerhalb Ihrer Arbeitszeit.
Wo Ihr Exchange heute steht
Microsoft gibt jeder Exchange-Version ein festes Ablaufdatum. Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr. Für Exchange 2016 und Exchange 2019 war das der 14. Oktober 2025.
- Exchange 2007März 2007 bis 11.04.2017
- Exchange 2010Nov. 2009 bis 13.10.2020
- Exchange 2013Jan. 2013 bis 11.04.2023
- Exchange 2016Okt. 2015 bis 14.10.2025
- Exchange 2019Okt. 2018 bis 14.10.2025
- Exchange Server SEseit Juli 2025, nur im Abo
- Der Server läuft weiter, die Lücken bleiben offen
- Nach dem Supportende arbeitet ein Exchange wie vorher. Neu entdeckte Sicherheitslücken werden aber nicht mehr geschlossen. Weil ein Mailserver aus dem Internet erreichbar ist, wiegt jede offene Lücke dort besonders schwer.
- Weiter mit Updates nur im Abonnement
- Der Nachfolger Exchange Server SE bekommt laufend Updates. Microsoft verlangt dafür Abonnement-Lizenzen oder aktive Software Assurance, auch für die Zugriffslizenz jedes Benutzers.
- Die Cloud ist ein Weg, nicht der einzige
- Als Alternative nennt Microsoft den Wechsel zu Exchange Online. Wer seine Mails lieber auf einem eigenen Server in Deutschland behält, zieht stattdessen auf den Mailserver des WorkOrderAgent um.
- Ohne Lizenz je Postfach
- Auf dem Mailserver des WorkOrderAgent gibt es keine Zugriffslizenzen. Ein weiteres Postfach anzulegen kostet keine zusätzliche Microsoft-Lizenz.
Daten laut Microsoft-Lebenszyklusrichtlinie und den Microsoft-Lizenzbedingungen für Exchange Server, Stand 27.10.2026. Microsoft, Exchange, Outlook und Microsoft 365 sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. Die Nennung dient nur der Einordnung, es besteht keine Verbindung zu Microsoft.
Der Weg Ihrer Daten
Ihr Exchange muss dafür nicht aus dem Internet erreichbar sein. Er baut selbst einen verschlüsselten Tunnel zu unserem Server auf, und durch diesen Tunnel werden die Postfächer kopiert. An Ihrem Router und Ihrer Firewall ändert sich nichts.
- Ihr Exchange
im Büro oder im Rechenzentrum, läuft bis zur Umstellung ganz normal weiter
- verschlüsselter Tunnel
alle Ordner per IMAP - Mailserver in Deutschland
mit Spamfilter, Virenprüfung, Regeln sowie Kalender und Kontakten
- automatische Einrichtung
CalDAV und CardDAV - Ihr Team
Outlook, Smartphone, Tablet und der Webmailer im WorkOrderAgent
So läuft der Umzug
Fünf Schritte, von denen Ihr Team die ersten drei nicht bemerkt. Erst ganz am Ende wird umgeschaltet, und auch das zu einer Zeit, in der niemand Mails schreibt.
- BestandsaufnahmeWir listen alle Postfächer, Aliase, Verteiler, Weiterleitungen und Freigaben auf. So geht keine Adresse verloren, auch nicht die selten genutzte administrator@ mit ihrer Weiterleitung.
- VorbereitenAm Exchange wird IMAP vorübergehend eingeschaltet und ein eigenes Umzugskonto angelegt. Der verschlüsselte Tunnel zu unserem Server steht, am Router bleibt alles, wie es ist.
- Vorab kopierenAlle Ordner jedes Postfachs werden kopiert, während Ihr Team mit Exchange weiterarbeitet. Große Datenmengen laufen über Nacht. Am Exchange wird dabei nichts gelöscht.
- UmstellenZum vereinbarten Termin, vor Arbeitsbeginn oder am Wochenende, stellen wir MX und DNS um. Ein kurzer Nachlauf holt nur noch die Mails, die seit dem Vorablauf dazugekommen sind.
- Geräte und KalenderKalender und Kontakte ziehen in einem eigenen Schritt um. Outlook und Smartphones werden verbunden. Zum Schluss schalten wir IMAP am Exchange wieder ab und löschen das Umzugskonto.
Ein Umzug je Postfach, so oft wie nötig
Für jedes Postfach gibt es im WorkOrderAgent einen eigenen Umzug. Er kopiert alle Ordner mit ihren Unterordnern und löscht auf der alten Seite nichts. Ein zweiter Lauf holt nur, was seit dem letzten Mal neu dazugekommen ist.
Der Status zeigt, wann der letzte Lauf fertig war und wie viele Nachrichten im Postfach liegen. So lässt sich vor der Umstellung für jedes Postfach in Ruhe prüfen, ob alles angekommen ist.
Was mit umzieht und was nicht
Bevor wir einen Termin vereinbaren, wissen Sie genau, was auf dem neuen Server ankommt. Was dort anders funktioniert, sprechen wir vorher mit Ihnen durch.
Zieht mit um
- Alle Mailordner mit Unterordnern: Posteingang, Gesendet, Archiv und Ihre eigene Ordnerstruktur
- Kalender und Kontakte. Sie liegen danach auf Ihrem eigenen Server und sind über CalDAV und CardDAV auf Smartphone, Tablet und PC verfügbar.
- Freigegebene Postfächer, die wir als Team-Postfächer wieder einrichten, mit Rechten zum Lesen oder mit „Senden als“
- Aliase und Verteiler. Ein Verteiler ist auf dem neuen Server eine Adresse, die an mehrere Empfänger weitergibt.
- Ihre gewohnten Servernamen wie mail.ihre-firma.de, mit eigenem Zertifikat
Ehrlich gesagt
- Aufgaben und Notizen aus Outlook werden nicht übernommen.
- Öffentliche Ordner gibt es auf dem neuen Server nicht. Wenn Sie damit arbeiten, suchen wir vorher gemeinsam einen neuen Platz für die Inhalte.
- PST-Dateien lassen sich nicht direkt einspielen. Der Umzug läuft vom laufenden Exchange aus.
- Umzüge aus Microsoft 365 und Exchange Online bieten wir auf Anfrage an.
Aus der Praxis
Zwei Umzüge, ohne Namen. Die Dauer hängt vor allem davon ab, wie schnell der Internetanschluss am Standort des Exchange Daten hochladen kann.
- Postfächer
- 8
- Datenmenge
- etwa 95 GB
- Vorablauf
- eine Nacht, rund 8 Stunden
- Fehler
- keine
- Umstellung
- vor Arbeitsbeginn
Begrenzt hat allein der Upload im Büro. Den Ablauf Schritt für Schritt im Praxisbericht lesen
- Postfächer
- 16
- Datenmenge
- etwa 9 GB
- Vorablauf
- an einem Werktag, nebenbei
- Umstellung
- am Wochenende
Während des Vorablaufs hat das Team ganz normal mit Exchange weitergearbeitet.
Nach dem Umzug: vertraut, nur ohne Exchange
Ihr Team arbeitet mit denselben Ordnern und Adressen weiter. Neu ist, dass Regeln, Spamfilter und Virenprüfung auf dem Server laufen und auf jedem Gerät gleich wirken.
- Outlook
- E-Mail-Adresse und Kennwort eingeben, den Rest findet Outlook selbst. Kalender und Kontakte kommen per CalDAV-Anbindung dazu.
- Smartphone und Tablet
- iPhone und Android verbinden Mail, Kalender und Kontakte mit Bordmitteln über IMAP, CalDAV und CardDAV. Push-Mail per ActiveSync auf Anfrage.
- Webmailer
- Mails lesen und schreiben Sie auch direkt im WorkOrderAgent. Jede Nachricht landet beim richtigen Kunden im CRM, für das ganze Team sichtbar.
- Speicher
- Je Postfach einstellbar von 1 bis 2000 GB. Einzelne Mails dürfen beim Empfang bis zu 50 MB groß sein.
Vom Exchange gewohnt, hier schon eingebaut
Zwei Dinge, für die ein Exchange im kleinen Betrieb oft Zusatzprogramme oder viel Einrichtung braucht, bringt der Mailserver des WorkOrderAgent von Haus aus mit.
- Postfächer beim Anbieter abholen, ohne Zusatzprogramm
- Wer am Exchange bisher ein Zusatzprogramm eines Drittanbieters für die Abholung nutzt, braucht es nicht mehr. Die Abholung beim Anbieter per POP3 oder IMAP ist je Postfach eingebaut. Ein fein einstellbares Regelwerk auf dem Server verteilt und sortiert die abgeholte Post, auf Wunsch mit Regelvorschlägen, und der Spamfilter lernt aus jedem Klick in den Junk-Ordner.
- Freigaben und „Senden als“ wie gewohnt
- Postfächer lassen sich einzelnen Kollegen freigeben, wahlweise mit „Senden als“, so wie Sie es vom Exchange kennen. Dazu kommen Vertretungen für den Urlaub und Team-Postfächer wie info@, in denen mehrere Mitarbeiter gemeinsam arbeiten.
Erst prüfen, dann umschalten
Bevor der MX-Eintrag umgestellt wird, zeigt der WorkOrderAgent, welche Einträge beim Domain-Anbieter stehen müssen, und prüft sie auf Knopfdruck: MX, SPF, DKIM, DMARC und die automatische Einrichtung. Erst wenn überall „ok“ steht, kommt neue Post auf dem neuen Server an. So landen Ihre Mails auch bei strengen Empfängern nicht im Spam.
Häufige Fragen
Welche Exchange-Versionen können umziehen?
Jeder Exchange-Server, auf dem sich IMAP einschalten lässt: Exchange 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 und Exchange Server SE. Aus Exchange 2016 und 2019 haben wir bereits Postfächer umgezogen.
Geht das auch aus Microsoft 365 oder Exchange Online?
Auf Anfrage. Sprechen Sie uns an, dann klären wir für Ihren Fall, wie die Daten am besten herüberkommen.
Merkt mein Team etwas vom Umzug?
Kopiert wird im Hintergrund, während alle normal mit Exchange weiterarbeiten. Die eigentliche Umstellung legen wir vor Arbeitsbeginn oder aufs Wochenende. Danach arbeiten alle mit denselben Ordnern und Adressen weiter.
Muss ich am Router oder an der Firewall etwas freigeben?
Nein. Ihr Exchange baut selbst einen verschlüsselten Tunnel zu unserem Server auf. Eine Portfreigabe im Büro ist dafür nicht nötig.
Werden Kalender und Kontakte übernommen?
Ja. Kalender und Kontakte ziehen mit um. Sie liegen danach auf Ihrem eigenen Server und sind über die CalDAV- und CardDAV-Schnittstelle auf Smartphone, Tablet und PC verfügbar. Aufgaben und Notizen aus Outlook werden nicht übernommen.
Was passiert mit dem alten Exchange?
Beim Kopieren wird am Exchange nichts gelöscht, er bleibt bis zur Abschaltung unverändert. Nach dem Umzug schalten wir IMAP wieder ab und entfernen das Umzugskonto. Wann der Server endgültig ausgeschaltet wird, entscheiden Sie. Solange er läuft, lässt sich der MX-Eintrag technisch wieder zurückstellen.
Kann ich alte PST-Dateien einspielen?
Ein direkter PST-Import ist nicht vorgesehen. Der Umzug läuft vom laufenden Exchange aus und übernimmt dort alle Ordner der Postfächer.
Was kostet der Umzug?
Das hängt von der Zahl der Postfächer und der Datenmenge ab. Nennen Sie uns Ihre Exchange-Version und die Zahl der Postfächer, dann bekommen Sie ein Angebot, bevor irgendetwas passiert.
Passt dazu
Wie viele Postfächer hat Ihr Exchange?
Nennen Sie uns die Version, die Zahl der Postfächer und die ungefähre Datenmenge. Sie bekommen ein Angebot und einen Vorschlag für den Umstellungstermin.
0173 644 22 17