E-Rechnung für Handwerker: XRechnung und ZUGFeRD ab 49,95 € im Monat inkl. MwSt.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen laufen die Übergangsfristen Ende 2026 bzw. Ende 2027 aus. Der WorkOrderAgent empfängt, erzeugt, prüft und archiviert E-Rechnungen, in jedem Paket ohne Zusatzgebühr.
Was die Pflicht für Ihren Betrieb bedeutet
Vom Solo-Heizungsbauer bis zum Baubetrieb mit Angestellten: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Die Pflichten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen greifen gestaffelt.
| Ab | Wen es trifft | Pflicht | Bedeutung |
|---|---|---|---|
| alle inländischen Unternehmen | Empfang | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch der kleine Handwerksbetrieb. Ein E-Mail-Postfach genügt. | |
| bis | alle inländischen Unternehmen | Übergang | Papier oder andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. |
| Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellen | Rechnungen an inländische Unternehmen gehen als E-Rechnung raus. | |
| spätestens | alle übrigen Unternehmen | Ausstellen | Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € endet der Übergang Ende 2027. Bis dahin sind auch EDI-Verfahren erlaubt, die EN 16931 nicht erfüllen. |
Ausnahmen vom Ausstellen: Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Umsätze an Privatkunden (B2C). Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.
Sie stellen vor allem an Endkunden aus? Beim Empfang sind Sie trotzdem betroffen.
Baustoffhandel, Werkzeug-, Elektro- und Sanitärgroßhandel schicken Ihnen B2B-Rechnungen. Größere Lieferanten müssen diese ab 2027 als E-Rechnung ausstellen, alle übrigen spätestens ab 2028.
Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Verbuchen und 8 Jahre aufbewahren müssen Sie die Rechnungen trotzdem, den strukturierten Teil unverändert. Mit einem Ordner auf der Festplatte wird das schnell mühsam.
Das muss Ihre Software beim Empfang können
- Empfangen und lesen: XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF annehmen und korrekt auslesen
- GoBD-konform archivieren: 8 Jahre lang, der strukturierte Teil unverändert (§ 14b UStG)
- Verbuchen: Vorsteuer ziehen, in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernehmen, an die Steuerberatung übergeben
- Wiederfinden: bei einer Betriebsprüfung auf Knopfdruck vorlegen
Wie der WorkOrderAgent das löst
Der WorkOrderAgent ist für Handwerk und KMU gebaut. Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung, und zwar automatisch im passenden Format für den jeweiligen Empfänger.
- XRechnung
- Reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen. Erzeugt nach EN 16931 und geprüft mit den offiziellen Schematron-Regeln.
- ZUGFeRD
- PDF mit eingebettetem XML, das Standardformat im B2B-Geschäft. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Der Empfänger sieht eine normale PDF, seine Software liest die Daten maschinell.
Was sonst noch dazugehört
E-Rechnung ist nur der Anfang. Die Rechnung muss auch gebucht, bezahlt und abgelegt werden.
- GoBD-konformSperrfrist auf Belege, lückenloses Änderungsprotokoll, fortlaufende Belegnummern, Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck.
- DATEV-ExportBuchungssätze als DATEV-CSV für Ihre Steuerberatung, sauber kontiert und ohne Nacharbeit.
- BankabgleichKontoauszug als CSV importieren, neun automatische Abgleich-Durchläufe gegen offene Rechnungen. Mehr unter Banking & SEPA.
- Hosting in DeutschlandCloud-Server in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform, Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive, kein CLOUD Act.
Welche Werkzeuge der WorkOrderAgent ersetzt, zeigt der Vergleich mit anderen Anbietern.
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk
Bin ich als kleiner Handwerksbetrieb wirklich betroffen?
Ja, fast immer. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.
Ich stelle vor allem an Endkunden aus. Brauche ich das trotzdem?
In fast allen Fällen ja. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ihre Lieferanten aus Baustoff-, Werkzeug-, Elektro- und Sanitärgroßhandel müssen Ihnen aber spätestens ab 2028 E-Rechnungen ausstellen, größere schon ab 2027.
Ohne passende Software heißt das: jede Lieferantenrechnung von Hand prüfen, ablegen und zur Voranmeldung wieder zusammensuchen. Mit dem WorkOrderAgent laufen Empfang, Verbuchung und Archivierung automatisch.
Welche Ausnahmen gibt es?
Keine E-Rechnung ausstellen müssen Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Umsätze an Privatkunden (B2C). Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
Sonderfall Bauhandwerk: Für Bauleistungen am Grundstück müssen Sie auch an Privatkunden innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine E-Rechnung muss das nicht sein.
Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bis 31.12.2026 dürfen Sie Papier oder andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers weiter verwenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.
Danach ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht, praktisch ab 1.1.2027 bzw. spätestens ab 1.1.2028.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein reines XML-Format und Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen. ZUGFeRD ist eine normale PDF mit eingebettetem XML: Der Empfänger sieht eine PDF wie immer, kann die Daten aber maschinell verarbeiten. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
Der WorkOrderAgent erzeugt beide, automatisch im richtigen Format je nach Empfänger.
Kann ich den WorkOrderAgent auch außerhalb von Brandenburg nutzen?
Ja, deutschlandweit. Der WorkOrderAgent läuft in der Cloud, Sie brauchen nur einen Browser. 1x1 IT-Solutions sitzt in Brandenburg und leistet Vor-Ort-Support regional. Support und Einrichtung für die Software laufen per Telefon und Bildschirmübertragung.
Was kostet der WorkOrderAgent?
Pakete gibt es ab 49,95 € im Monat inkl. MwSt., mit Cloud-Hosting in Deutschland und unbegrenzt vielen Rechnungen. Im Winterspecial: alle Module ohne Aufpreis im Paket. Wer jetzt einsteigt, behält den Vorteil auch danach. Die Buchung läuft über den Shop.
Sie testen 20 Tage kostenlos und ohne Vertragsbindung. Danach läuft der Vertrag 12 Monate. Kündigen können Sie bis 1 Monat vor Ablauf der Vertragslaufzeit.
Ist meine Buchhaltung damit GoBD-konform?
Ja. Gebuchte Belege sind gesperrt, jede Änderung wird lückenlos protokolliert, Belegnummern laufen fortlaufend und die Verfahrensdokumentation lässt sich automatisch erzeugen. Die Buchungssätze gehen als DATEV-CSV an Ihre Steuerberatung.
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?
Sie erhalten einen kompletten Datenexport mit Rechnungen, Kunden und Buchungen als CSV und PDF. Den archivieren Sie selbst für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist: E-Rechnungen 8 Jahre, den strukturierten Teil unverändert. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.
Rechtsgrundlage: Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und dem neu gefassten § 14 UStG. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL). Ausnahmen: § 33 und § 34a UStDV.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung, Stand: März 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Fragen zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
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