Vom Angebot zur Rechnung: ein Auftrag Schritt für Schritt

Zahlungsziel und Skonto beim Kunden hinterlegen

Menü ERP-Modul Kunden Kunde bearbeiten

In den Kundeneinstellungen legen Sie Zahlungsziel, Skonto und Skontofrist fest. Diese Werte übernimmt jeder neue Vorgang des Kunden als Vorgabe. Auf derselben Seite stehen SEPA-Mandat, Stundensatz, Entfernung, Preisgruppe und Fahrtkosten.

Neuen Vorgang anlegen

Menü Dashboard Neuer Vorgang

Kunde suchen (Name, Kundennummer, Ort oder E-Mail), Typ „Angebot“ wählen, Betreff eintragen und speichern. Das Angebot bekommt sofort seine Nummer.

Positionen aus dem Artikelstamm

Unter „Position hinzufügen“ suchen Sie nach Bezeichnung, Artikelnummer, EAN oder Hersteller. Menge eintragen, grünes Plus drücken, fertig.

Freie Positionen: Material, Dienstleistung, Fahrt

Was nicht im Artikelstamm steht, tragen Sie unter „Oder manuell“ ein. Wählen Sie dabei den Typ: Material, Dienstleistung oder Fahrt. Die Trennung ist für Handwerkerrechnungen wichtig, weil Ihr Kunde nur den Lohnanteil steuerlich geltend machen kann. Auf dem Beleg erscheinen die Gruppen mit Zwischensummen.

Optionale Positionen anbieten

Mit dem Haken „optional“ (oder „als optional anlegen“ beim Artikelstamm) wird eine Position zur Option. Sie steht im Angebot unter „Optionale Zusatzleistungen“, zählt aber nicht zur Summe. Der Kunde entscheidet bei der Annahme, ob er sie dazunimmt.

Skonto für diesen Vorgang anpassen

Die Skonto-Vorgabe des Kunden steht schon drin und lässt sich je Vorgang ändern. „Auf Beleg ausweisen“ druckt das Skonto auf den Beleg, „Aufschlag auf Positionen“ schlägt es vorher auf die Preise auf. Die Werte werden beim Buchen festgeschrieben.

Zahlungsbedingung: Rechnung, Vorkasse oder Anzahlung

Wählen Sie, wie bezahlt wird: auf Rechnung, komplett im Voraus oder mit Anzahlung. Bei der Anzahlung tragen Sie Betrag oder Prozentsatz und das Eingangsdatum ein. Die Rechnung weist dann den Restbetrag aus, auch in der E-Rechnung. Eine eigene Anzahlungsrechnung als Beleg gibt es nicht.

Tätigkeiten in Stichworten erfassen

Im Reiter „Tätigkeiten“ geben Sie Gerät oder Bereich an und beschreiben in Stichworten, was gemacht wird, warum und mit welchem Ergebnis. Die Haken „Logbuch“ und „Intern“ steuern, wo der Eintrag erscheint.

Text von der KI ausformulieren lassen

Ein Klick auf „KI-Ausformulieren“ macht aus den Stichworten einen sauberen Bericht. Die KI läuft auf eigener Hardware, die Daten gehen an keinen fremden Dienst. Das dauert bis zu zwei Minuten.

Vorschlag prüfen und übernehmen

Der Vorschlag steht gegliedert im Feld: Störungsgrund, Arbeiten, Inbetriebnahme, Behebung. Sie können ihn frei bearbeiten oder mit „Zurück zum Original“ verwerfen. Angelegt wird die Tätigkeit erst mit „Hinzufügen“.

Die fertige Tätigkeit

Der Bericht steht jetzt im Vorgang und lässt sich über den Stift weiter ändern.

Nachweisfotos anhängen

Im Reiter „Bilder“ laden Sie Fotos hoch, auch per Strg+V oder Hineinziehen, etwa vorher und nachher oder das verbaute Material. Mit „An Kunde“ entscheiden Sie je Bild, ob der Kunde es mit dem Beleg bekommt.

Datenblätter und Dokumente bereitstellen

Im Reiter „Dokumente“ hängen Sie Datenblätter, Handbücher oder Zertifikate an. „Im Portal sichtbar“ stellt sie dem Kunden im Kundenportal bereit, „Per E-Mail benachrichtigen“ schickt sie zusätzlich per Mail.

Word- und Excel-Dokumente im Vorgang

Mit dem Office-Add-on legen Sie über „Neu“ Word- oder Excel-Dokumente direkt im Vorgang an, auch aus Ihren Vorlagen, und bearbeiten sie im Browser. Ordner wie Verträge, Angebote und Korrespondenz halten Ordnung.

Jede Änderung im Verlauf

Der Reiter „Verlauf“ protokolliert jede Änderung am Vorgang mit Zeitpunkt, Aktion und Bearbeiter. So bleibt nachvollziehbar, wer was wann getan hat.

Angebot als PDF prüfen

Über „Angebot-PDF“ sehen Sie den Beleg, wie der Kunde ihn bekommt: Positionen nach Dienstleistung und Material gruppiert, optionale Zusatzleistungen getrennt darunter.

Summen, Gültigkeit und Online-Annahme

Unten stehen Netto, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag, dazu die Summe inklusive aller Optionen und die Gültigkeit von 30 Tagen. Der Hinweis „Angebot online annehmen“ führt den Kunden ins Kundenportal.

Angebot senden

Mit „Angebot senden“ oben im Vorgang ist das Angebot fertig. Nach einer Rückfrage wird es festgeschrieben und per E-Mail an den Kunden geschickt. Der Status bleibt „Offen“, bis der Kunde annimmt.

Bestätigung: Angebot versendet

Eine grüne Meldung bestätigt den Versand.

Die Angebotsmail beim Kunden

Der Kunde bekommt das Angebot als PDF, dazu die freigegebenen Fotos. Unten in der Mail steht „Angebot jetzt annehmen“.

Online annehmen und unterschreiben

Der Link führt ins Kundenportal. Dort unterschreibt der Kunde mit Finger oder Maus. Das Angebot wird damit GoBD-konform und unveränderbar gespeichert.

Optionen dazunehmen

Optionale Positionen hakt der Kunde einzeln an, der Endpreis rechnet sich sofort neu. „Angebot verbindlich annehmen“ schließt ab.

Den Auftrag im Portal verfolgen

Aus dem Angebot ist automatisch ein Auftrag geworden. Im Kundenportal sieht der Kunde seine Vorgänge mit Status, dazu Rechnungen, Dokumente, Abnahmen, Termine und sein SEPA-Mandat.

Bei Ihnen: neuer Auftrag in den offenen Aufgaben

Im Dashboard erscheint die Meldung „Angebot angenommen“ mit der Auftragsnummer. Der Auftrag steht in den offenen Aufgaben und in den letzten Vorgängen, mit dem Betrag inklusive der gewählten Optionen.

Bis zu drei Termine vorschlagen

Im Auftrag schicken Sie dem Kunden unter „Terminvorschläge“ ein bis drei Termine zur Auswahl. Alternativ legen Sie mit „Neuen Termin anlegen“ direkt einen festen Termin an oder beginnen sofort mit „Arbeit starten“.

Der Kunde wählt per Mail

Die vorgeschlagenen Zeiten sind für den Kunden reserviert. Er klickt auf „Diesen Termin annehmen“ oder bittet um einen neuen Vorschlag. Nach fünf Tagen verfällt der Vorschlag automatisch.

Termin bestätigt

Der Kunde sieht seinen Termin und kann ihn in seinen Kalender übernehmen. Absagen ist bis 24 Stunden vorher möglich.

Bestätigung mit Kalenderdatei

Zusätzlich bekommt der Kunde eine Bestätigungsmail mit der Termin-Datei im Anhang.

Der Termin steht in Ihrem Kalender

Bei Ihnen landet der Termin automatisch im Kalender auf PC und Handy, mit Kunde, Auftragsnummer und Einsatzadresse. Die nicht gewählten Vorschläge werden gelöscht.

Der Kunde weiß, wann Sie kommen

Sobald Sie losfahren, bekommt der Kunde eine Mail mit voraussichtlicher Ankunft, Fahrzeit und Route.

Optional: Anfahrt live verfolgen

Über den Link in der Mail sieht der Kunde Ihre Position und die verbleibende Zeit auf einer Karte. Die Anzeige aktualisiert sich selbst und endet mit Ihrer Ankunft. Diese Funktion ist optional.

Einsatz starten

Vor Ort starten Sie den Auftrag online am PC („Einsatz starten“ im Dashboard oder „Arbeit starten“ im Auftrag) oder offline mit der Android-App. Die App überträgt alles, sobald wieder Netz da ist.

Abnahmeprotokoll aktivieren

Wenn der Kunde die Leistung formell abnehmen soll, aktivieren Sie im Reiter „Abnahme“ das Protokoll. Tipp: Aktivieren Sie es erst im Auftrag, nicht schon im Angebot, sonst bekommt der Kunde es bereits mit dem Angebot.

Punkte abhaken, Mängel festhalten

Die Protokollpunkte kommen aus den Tätigkeiten und sind frei änderbar. Je Punkt gibt es „abgenommen“ oder „mit Mangel“, dazu Abnahmedatum, Ort, Nachbesserungstermin und Bemerkungen.

Vom Kunden unterschreiben lassen

Der Kunde unterschreibt Auftrag und Abnahme direkt am Gerät. „Mit Unterschrift abschließen“ speichert alles zusammen. Sind noch Mängel offen, entsteht automatisch ein Folge-Protokoll.

Auftrag in Rechnung umwandeln

Mit „→ Rechnung“ wird die Rechnung sofort ausgestellt: Sie bekommt ihre Rechnungsnummer, wird gebucht und geht per Mail an den Kunden, zusammen mit dem unterschriebenen Arbeitsauftrag und den Nachweisfotos. Die E-Rechnung steckt im PDF. Wer die Rechnung vorher prüfen möchte, legt einen Rechnungs-Entwurf an und übernimmt die Positionen aus dem Auftrag.

Die Rechnung beim Kunden

Der Kunde bekommt die Rechnung per Mail, im Anhang den unterschriebenen Arbeitsauftrag, das Rechnungs-PDF mit eingebetteter E-Rechnung und die freigegebenen Fotos. Die Mail zeigt die Positionen nach Dienstleistung und Material, den zu zahlenden Betrag, das Fälligkeitsdatum und die Bankverbindung. Die angenommene Option ist jetzt eine normale Position.

Zahlungseingang

Geht das Geld ein, ordnet der Bankabgleich die Zahlung der Rechnung zu, auch mit Skonto oder als Teilzahlung. Alternativ markieren Sie die Rechnung unter Buchhaltung → Debitoren als bezahlt. Nach dem Ausstellen ist die Rechnung festgeschrieben, Korrekturen laufen über Storno oder Gutschrift.