Auftragsverwaltung — von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung.
Angebot. Auftrag. Mängel. Abnahme. Rechnung. Mahnwesen. Alles passiert in einem zusammenhängenden Vorgang — ohne Medienbruch zwischen den Schritten.
Was die Auftragsverwaltung kann.
Der Vorgang ist die zentrale Einheit — er wandert vom Angebot über den Auftrag bis zur Rechnung und bleibt immer derselbe Datensatz.
Angebot → Auftrag → Rechnung in einem Klick
Aus dem Angebot wird per Mausklick der Auftrag, daraus die Rechnung. Positionen, Preise, Kunde, MwSt — alles übernommen.
Mängel dokumentieren
Mängel mit Foto erfassen, Terminvorschlag mit Online-Bestätigung an Kunde. Status sichtbar bis zur Behebung.
Abnahmeprotokoll unterschreiben
Tablet vor Ort: Kunde unterzeichnet digital, PDF wird generiert und an Auftrag + Kunde gemailt.
Mahnwesen mit drei Stufen
Zahlungserinnerung → 1. Mahnung → 2. Mahnung → Inkasso. Texte und Fristen pro Mandant.
Mobil-Ansicht unterwegs
Auf dem Smartphone alles griffbereit — Foto knipsen, Position hinzufügen, Stundenzettel starten. Ohne separate App.
Kunden-Portal mit Token-URL
Jeder Kunde bekommt einen verschlüsselten Link zu seinen Vorgängen, Rechnungen und Mängeln — ohne Login-Pflicht.
Der typische Ablauf.
Sechs Schritte vom ersten Kontakt bis zur ausgeglichenen Rechnung.
Anfrage erfassen
Kunde anlegen, Angebot mit Positionen erstellen.
Angebot senden
PDF generiert, an Kunde gemailt mit Online-Annahme-Link.
Auftrag umwandeln
Bei Annahme: 1 Klick → Auftragsbestätigung wird erzeugt.
Einsatz ausführen
Stundenzettel, Material, Fahrt erfassen — ggf. Mängel dokumentieren.
Abnahme + Rechnung
Protokoll vor Ort unterschreiben, Rechnung wird sofort generiert.
Mahnwesen falls nötig
Bankabgleich checkt automatisch — sonst Mahnungen auf Knopfdruck.
Alle Details auf einen Blick.
Für die, die es genau wissen wollen.
- Nummernkreise pro Mandant — Angebot, Auftrag, Rechnung, Gutschrift mit eigenen Prefixen und Padding.
- Mehrere Steuersätze — Standard 19 %, ermäßigt 7 %, §13b Reverse-Charge, §13b Bau. Pro Position einstellbar.
- VK-Preis-Schemata — Aufschlag-Regeln (Material × 1.4, Stundensatz) zentral pflegen, dann beim Angebot anwenden.
- OMD-Anbindung — OpenMasterData zu Lieferanten (Obeta, Sonepar, …): Artikelnummer eintippen, Preise/EAN/Bilder werden gezogen.
- Positionen frei mischen — Artikel aus Stammdaten, freie Position, Stundensatz, Anfahrt, Pauschale.
- Anhänge — Bilder vom Einsatz, Pläne, PDFs landen am Vorgang und am Kundenportal.
- Status-Workflow — Offen → In Bearbeitung → Wartet auf Material → Abgeschlossen → Berechnet → Bezahlt.
- Versand per E-Mail — SMTP pro Mandant, Vorlagen pflegbar, BCC auf eigenes Postfach.
- ZUGFeRD / XRechnung — Rechnungs-PDFs mit eingebettetem XML für B2B-Kunden.
- GoBD-konform — Sperrfrist auf Belege, History-Log, lückenlose Nummern.
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