# Flottenmanagement: GPS-Fahrtenbuch per App

> GPS-Fahrtenbuch mit Android-App: Fahrten automatisch erkennen, Kilometer auf dem Straßennetz, Auszug mit QR-Nachweis je Fahrt. Dazu die eigene Hoftankstelle.

Quelle: https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/

Ein Handy im Fahrzeug genügt. Die Strecke wird per GPS aufgezeichnet, auf das Straßennetz gelegt und landet als fertiger Fahrtenbuch-Eintrag in der Auftragsverwaltung, mit Start- und Zieladresse und fortgeschriebenem Kilometerstand.

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Flottenmanagement Modul

- **Enthalten:** alle Module (Winterspecial)
- **App:** Android, inklusive, ohne App-Store
- **Hardware:** keine, das Handy genügt
- **Karten:** eigener OpenStreetMap-Server
- **Offline:** speichert ohne Netz, überträgt später
- **Nachweis:** QR-Code je Fahrt, Referenz und PIN

## Vom GPS-Punkt bis zum Beleg für die Steuerberatung

Alle Fahrzeuge auf einer Karte, mit Kennzeichen, Zustand und letzter Position. Die Aktualisierung stellen Sie zwischen 10 Sekunden und 5 Minuten ein.

[Fahrten werden erkannt Aus den Messpunkten entstehen einzelne Fahrten, getrennt an Standzeiten, mit Start- und Zieladresse. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/fahrterkennung/)
[Kilometer auf der Straße Die Strecke folgt dem Straßennetz statt der Luftlinie. Empfangslücken, etwa im Tunnel, schließt das System über die Route. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/strassenkilometer/)
[Kilometerstand läuft mit Einmal vom Tacho ablesen, danach rechnet das System weiter. Kein Ablesen vor und nach jeder Fahrt. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/kilometerstand/)
[Kunde wird vorgeschlagen Endet die Fahrt an einer hinterlegten Kundenadresse, schlägt das System den Kunden vor. Übernommen wird er erst nach Ihrer Bestätigung. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/kundenvorschlag/)
[Anfahrt auf die Rechnung Starten Sie beim Kunden einen Einsatz, wird die Anfahrt dem Vorgang zugeordnet und kommt so auf die Rechnung. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/anfahrt-abrechnen/)
[Karte aus eigenem Haus Kartendaten, Adresssuche und Routen laufen über einen eigenen OpenStreetMap-Server. Die Standorte Ihrer Fahrzeuge verlassen unser System nicht. Details](https://1x1it.de/workorderagent/flottenmanagement/kartenserver/)

## Wie eine Fahrt entsteht

Im Regelfall ohne einen einzigen Handgriff unterwegs.

- Losfahren: Aufzeichnung einmal einschalten, das Handy bleibt im Fahrzeug.
- Unterwegs: Nichts tun. Die Punkte laufen im Hintergrund auf, auch ohne Empfang.
- Angekommen: Aus den Punkten wird eine Fahrt mit Adressen und Straßenkilometern.
- Übernehmen: Anlass wählen, Kunde bestätigen, der Eintrag steht im Fahrtenbuch.

woa.1x1it.de/fahrtenbuch

Fahrtenbuch · B-XY 1234 Oktober 2026

Referenz FB-2026-10-0042 PIN steht auf dem Deckblatt

| Datum | Strecke | Anlass | km |
| 05.10. | Möthlow → Nauen gemessen | betrieblich | 14,8 |
| 05.10. | Nauen → Berlin-Spandau gemessen | betrieblich | 31,2 |
| 06.10. | Möthlow → Ketzin nachgetragen, berechnet | betrieblich | 22,5 |

Nachgebaute Ansicht mit Beispieldaten. Echte Bildschirmansichten finden Sie im [WorkOrderAgent-Wiki](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/flotte/).

## Ein Auszug, den jeder überprüfen kann

Beim Erzeugen wird der Fahrtenbuch-Auszug abgelegt und erhält eine Referenz-Nummer. Ein QR-Code auf dem Deckblatt führt zur hinterlegten Originaldatei, freigeschaltet über eine PIN, die nur im Dokument steht. So lässt sich prüfen, ob das Papier dem entspricht, was damals erzeugt wurde.

- Referenz-Nummer und PIN auf dem Deckblatt
- Übersicht aller enthaltenen Fahrten mit Karte
- QR-Code je Fahrt führt zur aufgezeichneten Spur
- Rekonstruierte Fahrten sind als solche gekennzeichnet
- **Das Verfahren entscheidet.:** Steuerlich anerkannt wird ein Fahrtenbuch, das zeitnah, vollständig und nachträglich nicht veränderbar geführt wird. So arbeitet das Modul: Die Aufzeichnung läuft während der Fahrt, jede Fahrt wird festgeschrieben, jeder Auszug lässt sich über Referenz und PIN gegenprüfen.
- **Gemessen und nachgetragen bleiben getrennt.:** Per GPS aufgezeichnete Fahrten gelten als gemessen. Fahrten, die aus abgerechneten Anfahrten nachgetragen wurden, tragen im Auszug ein eigenes Kennzeichen.

## App, Auswertung und Export

Kein Einbau, keine Gerätemiete, kein Werkstatttermin. Für den Dauerbetrieb empfehlen wir eine feste Stromversorgung, die App führt durch die nötigen Systemeinstellungen.

### Die Android-App

- Zeichnet im Hintergrund auf, auch bei ausgeschaltetem Bildschirm. Punkte werden erst gespeichert, wenn sich das Fahrzeug bewegt hat. Das spart Daten und Akku.
- Einsätze beim Kunden: Zeit, Tätigkeiten, Material und Fotos vor Ort erfassen, der Kunde unterschreibt auf dem Display.
- Funktioniert ohne Netz: Keller, Neubau, Funkloch. Alles wird gespeichert und übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. Auch die Kundenliste liegt auf dem Gerät.
- Lesbar in der Sonne: Die App wechselt je nach Umgebungshelligkeit zwischen hellem und dunklem Design.
- Hinterlegte Fernwartungszugänge des Kunden starten direkt aus der App, die Sitzung wird als Tätigkeit vermerkt.
- Ohne App-Store: Download aus Ihrem eigenen System, ein Gerät, ein Token, fertig.

### Auswertung und Export

- Filter nach Zeitraum, Fahrzeug und Fahrer
- Jede Fahrt betrieblich, Arbeitsweg oder privat, getrennt summiert
- PDF-Auszug mit Tagesgruppen, Kilometerständen, Start- und Zieladresse, Geschäftspartner und Anlass
- Bei Auftragsbezug wird die Anfahrtspauschale direkt im Vorgang gebucht
- Mehrere Fahrzeuge und Fahrer, jede Fahrt zugeordnet und filterbar
- Abgerechnete An- und Abfahrten ohne Aufzeichnung lassen sich nachtragen und sind als berechnet gekennzeichnet
- Kosten laufen über das [ERP-Modul](https://1x1it.de/workorderagent/erp/) in die Auswertung

## Die eigene Hoftankstelle

Wer selbst tankt, weiß am Monatsende trotzdem, was der Liter gekostet hat.

- Der Tank ist ein Lager: Geführt werden Liter und Wert. Der Literpreis ist ein gleitender Durchschnitt: Er mischt sich bei jeder Befüllung neu und bleibt bei einer Entnahme unverändert.
- Zapfen mit dem Handy: Die Entnahme wird am Hahn in der App gebucht, auf Wunsch mit Fahrzeug. Kosten und Restbestand stehen vor dem Buchen auf dem Display.
- Auch ohne Empfang: Buchungen werden auf dem Gerät gepuffert und übertragen, sobald wieder Netz da ist. Jede Buchung trägt eine eigene Kennung und kann nicht doppelt ankommen.
- Diesel, Benzin, Heizöl: Mehrere Tanks nebeneinander, jeder mit eigener Sorte, Kapazität, eigenem Bestand und Durchschnittspreis.
- Peilung statt Rätselraten: Weicht der Bestand ab, tragen Sie den gepeilten Wert ein. Die Korrektur bleibt als eigene Buchung stehen, nichts wird still überschrieben.
- Nur wer soll, darf: Das Zapfrecht wird je Gerät freigeschaltet und ist ab Werk aus. Jede Buchung hält fest, wie Bestand und Literpreis in diesem Moment standen.

Das Modul rechnet, es misst nicht. Die Menge kommt aus dem Zählwerk Ihrer Anlage oder aus der Eingabe des Fahrers. Eine geeichte Zapfsäule ersetzt es nicht, es führt Bestand, Wert und Verbrauch.

Mehr entnommen als im Bestand? Die Entnahme wird trotzdem gebucht, denn der Kraftstoff ist weg. Der Bestand bleibt bei null stehen, mit dem Hinweis, den Tank zu peilen.

## Passt dazu

[Stundenzettel Zeit und Material am Einsatz](https://1x1it.de/workorderagent/stundenzettel/)
[Termine Fahrzeit zwischen Vor-Ort-Terminen](https://1x1it.de/workorderagent/termine/)
[ERP & Buchhaltung Fahrzeugkosten in der Auswertung](https://1x1it.de/workorderagent/erp/)
[Alle Module Der WorkOrderAgent im Überblick](https://1x1it.de/workorderagent/)

## Jetzt einsteigen, solange es ohne Aufpreis dabei ist

Im Winterspecial: alle Module ohne Aufpreis im Paket. Wer jetzt einsteigt, behält den Vorteil auch danach. Pakete ab 49,95 € im Monat inkl. MwSt.

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