# E-Rechnung für Handwerker: XRechnung & ZUGFeRD

> E-Rechnungen empfangen, erzeugen und GoBD-konform archivieren: XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931, per Schematron geprüft. Ab 49,95 € im Monat inkl. MwSt.

Quelle: https://1x1it.de/workorderagent/e-rechnung/

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen laufen die Übergangsfristen Ende 2026 bzw. Ende 2027 aus. Der WorkOrderAgent empfängt, erzeugt, prüft und archiviert E-Rechnungen, in jedem Paket ohne Zusatzgebühr.

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E-Rechnung Modul

- **Enthalten:** alle Module (Winterspecial)
- **Formate:** XRechnung (XML), ZUGFeRD ab 2.0.1 (PDF mit XML)
- **Norm:** EN 16931
- **Prüfung:** offizielle Schematron-Regeln
- **Archiv:** GoBD-konform, 8 Jahre
- **Hosting:** Rechenzentrum in Deutschland

## Was die Pflicht für Ihren Betrieb bedeutet

Vom Solo-Heizungsbauer bis zum Baubetrieb mit Angestellten: Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Die Pflichten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen greifen gestaffelt.

| Ab | Wen es trifft | Pflicht | Bedeutung |
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Empfang | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch der kleine Handwerksbetrieb. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
| bis 31.12.2026 | alle inländischen Unternehmen | Übergang | Papier oder andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF sind mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt. |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellen | Rechnungen an inländische Unternehmen gehen als E-Rechnung raus. |
| spätestens 01.01.2028 | alle übrigen Unternehmen | Ausstellen | Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € endet der Übergang Ende 2027. Bis dahin sind auch EDI-Verfahren erlaubt, die EN 16931 nicht erfüllen. |

Ausnahmen vom Ausstellen: Kleinunternehmer (§ 34a UStDV), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Umsätze an Privatkunden (B2C). Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können.

## Sie stellen vor allem an Endkunden aus? Beim Empfang sind Sie trotzdem betroffen.

Baustoffhandel, Werkzeug-, Elektro- und Sanitärgroßhandel schicken Ihnen B2B-Rechnungen. Größere Lieferanten müssen diese ab 2027 als E-Rechnung ausstellen, alle übrigen spätestens ab 2028.

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Verbuchen und 8 Jahre aufbewahren müssen Sie die Rechnungen trotzdem, den strukturierten Teil unverändert. Mit einem Ordner auf der Festplatte wird das schnell mühsam.

### Das muss Ihre Software beim Empfang können

- Empfangen und lesen: XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF annehmen und korrekt auslesen
- GoBD-konform archivieren: 8 Jahre lang, der strukturierte Teil unverändert (§ 14b UStG)
- Verbuchen: Vorsteuer ziehen, in die Umsatzsteuer-Voranmeldung übernehmen, an die Steuerberatung übergeben
- Wiederfinden: bei einer Betriebsprüfung auf Knopfdruck vorlegen

woa.1x1it.de/rechnungen/RE-2026-0412

RE-2026-0412 · Praxis am Markt XRechnung 3.0

- XML-Syntax bestanden
- Pflichtangaben EN 16931 bestanden
- Schematron-Regeln EN 16931 bestanden
- Schematron-Regeln XRechnung bestanden

Gültig, bereit zum Versand 612,80 €

Nachgebaute Ansicht mit Beispieldaten. Echte Bildschirmansichten finden Sie im [WorkOrderAgent-Wiki](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/offene-posten/#xrechnung).

## Wie der WorkOrderAgent das löst

Der WorkOrderAgent ist für Handwerk und KMU gebaut. Aus dem Auftrag entsteht die Rechnung, und zwar automatisch im passenden Format für den jeweiligen Empfänger.

- **XRechnung:** Reines XML, Pflichtformat für öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen. Erzeugt nach EN 16931 und geprüft mit den offiziellen Schematron-Regeln.
- **ZUGFeRD:** PDF mit eingebettetem XML, das Standardformat im B2B-Geschäft. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Der Empfänger sieht eine normale PDF, seine Software liest die Daten maschinell.

## Was sonst noch dazugehört

E-Rechnung ist nur der Anfang. Die Rechnung muss auch gebucht, bezahlt und abgelegt werden.

- GoBD-konform: Sperrfrist auf Belege, lückenloses Änderungsprotokoll, fortlaufende Belegnummern, Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck.
- DATEV-Export: Buchungssätze als DATEV-CSV für Ihre Steuerberatung, sauber kontiert und ohne Nacharbeit.
- Bankabgleich: Kontoauszug als CSV importieren, neun automatische Abgleich-Durchläufe gegen offene Rechnungen. Mehr unter [Banking & SEPA](https://1x1it.de/workorderagent/banking/).
- Hosting in Deutschland: Cloud-Server in einem deutschen Rechenzentrum, DSGVO-konform, Vertrag zur Auftragsverarbeitung inklusive, kein CLOUD Act.

Welche Werkzeuge der WorkOrderAgent ersetzt, zeigt der [Vergleich mit anderen Anbietern](https://1x1it.de/vergleich/).

## Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk

### Bin ich als kleiner Handwerksbetrieb wirklich betroffen?

Ja, fast immer. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Solo-Selbstständige und Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: bis 31.12.2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.

### Ich stelle vor allem an Endkunden aus. Brauche ich das trotzdem?

In fast allen Fällen ja. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ihre Lieferanten aus Baustoff-, Werkzeug-, Elektro- und Sanitärgroßhandel müssen Ihnen aber spätestens ab 2028 E-Rechnungen ausstellen, größere schon ab 2027.

Ohne passende Software heißt das: jede Lieferantenrechnung von Hand prüfen, ablegen und zur Voranmeldung wieder zusammensuchen. Mit dem WorkOrderAgent laufen Empfang, Verbuchung und Archivierung automatisch.

### Welche Ausnahmen gibt es?

Keine E-Rechnung ausstellen müssen Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Umsätze an Privatkunden (B2C). Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.

Sonderfall Bauhandwerk: Für Bauleistungen am Grundstück müssen Sie auch an Privatkunden innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine E-Rechnung muss das nicht sein.

### Reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?

Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bis 31.12.2026 dürfen Sie Papier oder andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers weiter verwenden, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027.

Danach ist für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht, praktisch ab 1.1.2027 bzw. spätestens ab 1.1.2028.

### Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Format und Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wie Behörden und Kommunen. ZUGFeRD ist eine normale PDF mit eingebettetem XML: Der Empfänger sieht eine PDF wie immer, kann die Daten aber maschinell verarbeiten. Als E-Rechnung gilt ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Der WorkOrderAgent erzeugt beide, automatisch im richtigen Format je nach Empfänger.

### Kann ich den WorkOrderAgent auch außerhalb von Brandenburg nutzen?

Ja, deutschlandweit. Der WorkOrderAgent läuft in der Cloud, Sie brauchen nur einen Browser. 1x1 IT-Solutions sitzt in Brandenburg und leistet Vor-Ort-Support regional. Support und Einrichtung für die Software laufen per Telefon und Bildschirmübertragung.

### Was kostet der WorkOrderAgent?

Pakete gibt es ab 49,95 € im Monat inkl. MwSt., mit Cloud-Hosting in Deutschland und unbegrenzt vielen Rechnungen. Im Winterspecial: alle Module ohne Aufpreis im Paket. Wer jetzt einsteigt, behält den Vorteil auch danach. Die Buchung läuft über den [Shop](https://1x1it.de/shop/).

Sie testen 20 Tage kostenlos und ohne Vertragsbindung. Danach läuft der Vertrag 12 Monate. Kündigen können Sie bis 1 Monat vor Ablauf der Vertragslaufzeit.

### Ist meine Buchhaltung damit GoBD-konform?

Ja. Gebuchte Belege sind gesperrt, jede Änderung wird lückenlos protokolliert, Belegnummern laufen fortlaufend und die Verfahrensdokumentation lässt sich automatisch erzeugen. Die Buchungssätze gehen als DATEV-CSV an Ihre Steuerberatung.

### Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Sie erhalten einen kompletten Datenexport mit Rechnungen, Kunden und Buchungen als CSV und PDF. Den archivieren Sie selbst für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist: E-Rechnungen 8 Jahre, den strukturierten Teil unverändert. Ihre Daten bleiben Ihre Daten.

Rechtsgrundlage: Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und dem neu gefassten § 14 UStG. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer MINIMUM und BASIC-WL). Ausnahmen: § 33 und § 34a UStDV.

Quelle: [Bundesministerium der Finanzen, FAQ zur E-Rechnung](https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html), Stand: März 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung. Für Fragen zu Ihrem Einzelfall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.

## Passt dazu

[ERP & Buchhaltung E-Rechnungen verbuchen, USt-Voranmeldung](https://1x1it.de/workorderagent/erp/)
[DMS & OCR Eingangsbelege automatisch ablegen](https://1x1it.de/workorderagent/dms/)
[Auftragsverwaltung Vom Angebot zur E-Rechnung](https://1x1it.de/workorderagent/auftragsverwaltung/)
[Alle Module Der WorkOrderAgent im Überblick](https://1x1it.de/workorderagent/)

## E-Rechnung ohne Stress einführen

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