# KI-Anbieter einrichten und nutzen: Administration > KI-Anbieter im WorkOrderAgent einrichten: API-Schlüssel, Verbindungstest, Modellwahl, Monatsbudget, Tätigkeitsberichte ausformulieren, Buchungsvorschläge und … Quelle: https://1x1it.de/wiki/workorderagent/administration/ki-anbieter/ Administrationsanleitung · 2 von 3 # KI-Anbieter einrichten, im Alltag nutzen und den Verbrauch im Blick behalten Der WorkOrderAgent formuliert Tätigkeitsberichte aus und schlägt Konten für Eingangsrechnungen vor. Das erledigt ein KI-Modell auf dem eigenen Server. Wer bessere Texte möchte, hinterlegt zusätzlich den Zugang zu einem KI-Anbieter. Diese Anleitung zeigt die Einrichtung Feld für Feld, die Nutzung im Alltag und wie Sie Kosten und Budget im Blick behalten. Im Wiki suchen Tippfehler sind kein Problem. Die Suche findet auch ähnliche Begriffe. ## In dieser Anleitung - Worum es geht - Vorbereitung beim Anbieter - Anbieter einrichten - Budget festlegen - Im Alltag: Tätigkeitsberichte ausformulieren - Im Alltag: Kontovorschläge für Eingangsrechnungen - Beispiel: So sieht der Kontovorschlag aus - Beispiel: Beleg scannen und von der KI kontieren lassen - Verbrauch ansehen und auswerten - Häufige Fragen Für Administratoren Ihres WorkOrderAgent, ohne Vorkenntnisse. Anbieter und Modelle sind auf den Bildern neutral benannt (KI-Anbieter A, Modell A …), in Ihrer Ansicht stehen die echten Namen. ## Worum es geht Ohne weitere Einrichtung arbeitet ein KI-Modell direkt auf Ihrem Server. Ihre Texte verlassen dann das Haus nicht. Mit einem KI-Anbieter werden die Texte deutlich besser und schneller fertig. Dafür brauchen Sie ein eigenes Konto bei dem Anbieter. Er rechnet die Kosten direkt mit Ihnen ab, der WorkOrderAgent verdient daran nichts. | | Lokales Modell | Mit KI-Anbieter | | Kosten | keine | wenige Cent pro Bericht, direkt beim Anbieter | | Dauer pro Bericht | bis zu zwei Minuten | meist unter zehn Sekunden | | Wo die Texte bearbeitet werden | nur auf Ihrem Server | beim Anbieter (ohne Kundennamen) | | Einrichtung | keine | einmalig, etwa zehn Minuten | Tipp: Fällt der Anbieter einmal aus oder ist das Monatsbudget aufgebraucht, springt automatisch wieder das lokale Modell ein. Ihre Mitarbeiter können also immer weiterarbeiten. ## Vorbereitung beim Anbieter Bevor Sie im WorkOrderAgent etwas eintragen, brauchen Sie einen Zugangsschlüssel (API-Schlüssel) vom Anbieter. In der Auswahl sehen Sie, welche Anbieter Ihr WorkOrderAgent kennt. - Auf der Website des Anbieters ein Firmenkonto für Entwickler anlegen. Ein normales Chat-Abo reicht dafür nicht. - Guthaben aufladen oder eine Zahlungsart hinterlegen. - Dort ein Ausgabenlimit pro Monat setzen, zum Beispiel etwas über Ihrem geplanten Budget. - Einen neuen API-Schlüssel erzeugen und sofort kopieren. Der Anbieter zeigt ihn meist nur ein einziges Mal an. Achtung: Der API-Schlüssel ist wie ein Kennwort mit Kreditkarte dahinter. Nicht per Mail verschicken, nicht in Dokumente kopieren, nur direkt in den WorkOrderAgent einfügen. Weil dabei Texte aus Ihrem Betrieb an den Anbieter gehen, ist er Ihr Auftragsverarbeiter. Schließen Sie mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab. Die großen Anbieter stellen dafür ein fertiges Formular bereit. ## Anbieter einrichten Menü Einstellungen Verwaltung KI-Schnittstelle Die Seite KI-Schnittstelle besteht aus vier Kästen: Verbrauch, Anbieter & Zugang, Verwendung und Budget. Darunter stehen die letzten Anfragen. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. Im Kasten „Anbieter & Zugang“: | Feld | Was Sie hier tun | | Aktiver Anbieter | Den Anbieter wählen, dessen Schlüssel Sie gleich eintragen. Steht hinter einem Anbieter „kein Schlüssel“, ist für ihn noch nichts hinterlegt. | | API-Schlüssel (je Anbieter) | Den kopierten Schlüssel einfügen. Nach dem Speichern zeigt der WorkOrderAgent nur noch die letzten vier Zeichen („Hinterlegt, endet auf …“). Das Feld leer lassen ändert nichts am gespeicherten Schlüssel. | | entfernen | Haken setzen und speichern, um einen Schlüssel zu löschen, etwa wenn Sie beim Anbieter einen neuen erzeugt haben. | | Verbindung testen | Schickt eine winzige Testanfrage an den aktiven Anbieter. Grüne Meldung „Verbindung steht“: alles in Ordnung. Rote Meldung: Schlüssel falsch, kein Guthaben oder Anbieter gestört. | Tipp: Erst speichern, dann „Verbindung testen“. Der Test kostet praktisch nichts und erscheint im Verbrauch als „Verbindungstest“. Im Kasten „Verwendung“ legen Sie fest, wofür und mit welchem Modell der Anbieter arbeitet: | Feld | Auswahl und Empfehlung | | Tätigkeitsberichte ausformulieren | „KI-Anbieter (Ausweichen auf lokal)“ nutzt den Anbieter und fällt bei Störung oder vollem Budget auf das lokale Modell zurück. „Nur lokales Modell“ schaltet den Anbieter für Berichte ab. | | Modell fürs Ausformulieren | Jeder Anbieter hat mehrere Modelle: das beste, eines etwa halb so teuer, eines sehr günstig. Für Berichte reicht meist das mittlere. | | Modell für Buchungsvorschläge | Wie oben, für die Kontovorschläge bei Eingangsrechnungen. Hier genügt oft das günstigste. | Ganz unten auf der Seite „Speichern“ klicken. Nach einem Wechsel des Anbieters stellt der WorkOrderAgent zunächst dessen Standardmodelle ein; prüfen Sie die Auswahl danach kurz. ## Budget festlegen Menü Einstellungen Verwaltung KI-Schnittstelle Budget Mit dem Budget bestimmen Sie, wie viel der WorkOrderAgent pro Monat höchstens beim Anbieter ausgeben darf. Das schützt vor bösen Überraschungen. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. | Feld | Bedeutung | | Monatsgrenze (USD) | Höchstbetrag pro Abrechnungszeitraum in US-Dollar, weil die Anbieter in Dollar abrechnen. | | Neuer Zeitraum ab dem | Tag im Monat, an dem der Zähler wieder bei null beginnt. Am besten der Tag, an dem Ihr Anbieter abrechnet oder das Guthaben erneuert. | So funktioniert die Grenze: Vor jeder Anfrage rechnet der WorkOrderAgent aus, was sie höchstens kosten könnte, und hält diesen Betrag zurück. Passt er nicht mehr unter die Monatsgrenze, wird die Anfrage nicht an den Anbieter geschickt. Tätigkeitsberichte formuliert dann das lokale Modell, Kontovorschläge kommen nur noch aus Ihrer Buchungshistorie. Nach der Antwort wird der tatsächliche, meist kleinere Betrag gebucht. - Faustregel: Ein Tätigkeitsbericht kostet mit dem besten Modell knapp einen Cent, mit dem mittleren etwa die Hälfte. - Einen Beleg von der KI kontieren lassen kostet mehr, weil das ganze Bild mitgeschickt wird: im Beispiel etwa 4,5 Cent mit dem mittleren Modell. - Beispiel: 300 Berichte und 100 Belege im Monat kosten zusammen rund 7 $. Eine Grenze von 15 $ lässt also reichlich Luft. Achtung: Der WorkOrderAgent sieht nur seine eigenen Anfragen. Nutzen Sie denselben Schlüssel auch anderswo, zählt das hier nicht mit. Setzen Sie deshalb zusätzlich beim Anbieter ein Ausgabenlimit und lassen Sie Puffer zu Ihrem Guthaben. ## Im Alltag: Tätigkeitsberichte ausformulieren Menü Vorgang öffnen Tätigkeiten Tätigkeit hinzufügen Ihre Mitarbeiter merken vom Anbieter nur, dass es schneller geht. Der Ablauf ist derselbe wie ohne Anbieter: - Im Vorgang den Reiter „Tätigkeiten“ öffnen. - Bei „Gerät/Standort“ eintragen, worum es ging, und in „Beschreibung“ in Stichworten, was gemacht wurde. Tippfehler und Kleinschreibung sind egal. - Auf „KI-Ausformulieren“ klicken. Neben dem Knopf steht „Wird ausformuliert …“. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. Nach wenigen Sekunden steht ein gegliederter Bericht im Feld: Störungsgrund, durchgeführte Arbeiten, Behebung, Funktionsprüfung und Ergebnis. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. - Der Text ist nur ein Vorschlag. Bitte lesen und bei Bedarf ändern. - „Zurück zum Original“ holt Ihre Stichworte zurück. - Gespeichert wird erst mit „Hinzufügen“. Was dabei passiert: Gerät und Stichworte gehen an den Anbieter, der Kundenname nicht. Die Anfrage erscheint mit Kosten unter „Letzte Anfragen“. Ohne Anbieter, bei Störung oder vollem Budget formuliert das lokale Modell; dann dauert es bis zu zwei Minuten. Tipp: Den ganzen Ablauf vom Angebot bis zur Rechnung zeigt das Beispiel [Angebot bis Rechnung](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/beispiele/angebot-auftrag-rechnung/#ki). ## Im Alltag: Kontovorschläge für Eingangsrechnungen Menü ERP-System Einstellungen KI-Unterstützung Beim Erfassen einer Eingangsrechnung schlägt der WorkOrderAgent das passende Aufwandskonto vor. Er lernt dabei aus Ihren bisherigen Buchungen beim selben Lieferanten. Das läuft immer und nur auf Ihrem Server. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. | Einstellung | Bedeutung | | Aus Ihren eigenen Buchungen | Immer aktiv. Ist ein Lieferant nicht eindeutig (mal Ware, mal Betriebsausgabe), rät der WorkOrderAgent nicht, sondern lässt Sie im Erfassen-Fenster wählen. | | Bei unklaren Belegen zusätzlich die KI fragen | Reicht Ihre Buchungshistorie nicht aus, geht der Belegtext an den eingerichteten Anbieter, zum Beispiel um bei einem Baumarktbeleg Werkzeug und Material zu unterscheiden. | Achtung: Mit diesem Schalter verlassen Belegdaten Ihren Server. Schalten Sie ihn nur ein, wenn Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung haben. Ohne Haken bleibt jeder Belegtext im Haus. Der Schalter gilt je Mandant und wird mit „Alle Einstellungen speichern“ übernommen. ## Beispiel: So sieht der Kontovorschlag aus Menü ERP-Modul Finanzen Kreditoren + Eingangsrechnung Den Vorschlag finden Sie nicht in den Einstellungen, sondern im Fenster „Eingangsrechnung erfassen“. Er erscheint direkt unter „Aufwandskonto / Kontensplit“, sobald ein Lieferant gewählt ist. - Im Menü ERP-Modul → Finanzen → Kreditoren öffnen. - Oben rechts auf „+ Eingangsrechnung“ klicken. - Unter „Lieferant“ den Lieferanten wählen. - Unter „Aufwandskonto“ steht jetzt das vorgeschlagene Konto, darunter ein grauer Kasten mit dem Grund. Fall 1: Der Lieferant wurde bisher immer gleich gebucht. Hier lagen 7 von 7 Belegen auf Konto 4920, also trägt der WorkOrderAgent 4920 ein und schreibt dazu „Vorschlag übernommen … Bitte prüfen“. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. Fall 2: Der Lieferant wurde schon auf verschiedene Konten gebucht. Der WorkOrderAgent trägt das häufigste Konto ein und kennzeichnet den Vorschlag als „uneindeutig“. Hier ist Ihr Blick besonders gefragt. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. Fall 3: Ein neuer Lieferant ohne bisherige Buchungen. Hier steht „Keine passende Vorbuchung gefunden – Konto bitte selbst wählen“. Im Beispiel wurde ein Baumarktbeleg mit „Aus Scan vorbefüllen“ eingelesen: Betrag, Datum und Rechnungsnummer sind übernommen, das Konto wählen Sie selbst. Ab der nächsten Rechnung dieses Lieferanten schlägt der WorkOrderAgent Ihr Konto vor. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. - Die Knöpfe „Für Kundenauftrag“ und „Eigener Betrieb“ im grauen Kasten entscheiden, ob die Ware für einen Kundenauftrag (Wareneingang) oder für den eigenen Betrieb (Betriebsausgabe) ist. - Ein vorgeschlagenes Konto können Sie jederzeit überschreiben. Gebucht wird erst mit „Erfassen“. - Jede Korrektur fließt in künftige Vorschläge und in die Trefferquote ein. Tipp: Die KI selbst fragen Sie bei einer Bankbuchung mit Beleg, siehe nächster Abschnitt. Ob sie gefragt wurde, sehen Sie in der Trefferquote („von der KI“) und unter KI-Schnittstelle → Letzte Anfragen mit der Funktion „Buchungsvorschlag“. ## Beispiel: Beleg scannen und von der KI kontieren lassen Menü ERP-Modul Finanzen Bank Am häufigsten brauchen Sie die KI bei Kartenzahlungen im Baumarkt oder an der Tankstelle: Auf dem Konto steht nur der Händler, das passende Konto hängt aber davon ab, was gekauft wurde. Hier liest die KI den Beleg und schlägt das Konto vor. - Im Menü ERP-Modul → Finanzen → Bank die Buchung suchen, zum Beispiel die Kartenzahlung im Baumarkt. - In der Spalte „Beleg“ den Beleg anhängen: mit der Büroklammer eine Datei (PDF, PNG oder JPG) hochladen oder mit dem Druckersymbol „Beleg jetzt scannen“. Dann legen Sie den Beleg in Ihren Scanner; der WorkOrderAgent wartet, bis der Scan in Ihrem Eingangsordner ankommt, und hängt ihn an. Gibt es keinen Beleg, erstellt das gelbe Symbol einen Eigenbeleg mit Begründung. - In der Spalte „Aktion“ auf das Kettensymbol klicken. Das Fenster „Transaktion zuordnen“ öffnet sich, der Beleg steht unter „Bereits hochgeladene Belege“. - Auf „KI fragen: Konto aus Beleg vorschlagen“ klicken. Daneben steht, was ein Klick höchstens kostet und wie viel Budget noch übrig ist. - Nach wenigen Sekunden erscheint der Vorschlag. Einen der Knöpfe wählen, Konto und Steuersatz prüfen, dann „Zuordnen & sofort buchen“. Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. So liest sich der Vorschlag im Beispiel: - Die KI hat den Artikel erkannt (eine Propan-Pfandflasche für 28,20 € mit 19 % MwSt.) und erklärt ihre Wahl in einem Satz. - Ob der Kauf für einen Kundenauftrag oder für den eigenen Betrieb war, steht nicht auf dem Beleg. Deshalb bietet sie zwei Knöpfe an: „Für Kundenauftrag → 3000 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ und „Eigener Betrieb → 4980 Sonstiger Betriebsbedarf“. - „Sicherheit 60 %“ heißt: Die KI ist sich nicht sicher. Je niedriger der Wert, desto genauer sollten Sie hinsehen. - Gebucht wird erst mit „Zuordnen & sofort buchen“. Bis dahin können Sie alles ändern oder das Fenster einfach schließen. Weiter unten im Fenster hängen Sie weitere Belege an oder scannen direkt: Beispieldaten Zum Vergrößern anklicken. | Element | Bedeutung | | Datei(en) hierher ziehen / Dateien auswählen | Weitere Belege zu dieser Buchung hochladen, auch mehrere auf einmal. | | Beleg jetzt scannen | Wartet auf den nächsten Scan in Ihrem Eingangsordner und hängt ihn an diese Buchung. Den Beleg einfach in den Scanner legen und scannen. | | Nur zuordnen | Ohne Beleg möglich. Die Buchung bleibt dann unbuchbar, bis der Beleg nachgereicht ist (Belegpflicht nach GoBD). | | Zuordnen & sofort buchen | Bucht auf das gewählte Konto und verknüpft alle Belege. | Was dabei passiert: Der Beleg geht als Bild an den KI-Anbieter, deshalb ist eine solche Anfrage größer als ein Tätigkeitsbericht. Im Beispiel waren es rund 22.000 Token für etwa 4,5 Cent. Die Anfrage steht danach unter „Letzte Anfragen“ als „Buchungsvorschlag“. Achtung: Belege enthalten oft Namen, Adressen oder Kartennummern. Nutzen Sie die KI für Belege nur, wenn Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung haben. ## Verbrauch ansehen und auswerten Menü Einstellungen Verwaltung KI-Schnittstelle Ganz oben auf der Seite KI-Schnittstelle steht der Kasten „Verbrauch“ (siehe erstes Bild): - Zeitraum: von welchem bis zu welchem Tag gezählt wird und ab wann neu gezählt wird. - Balken: bisher verbraucht von Ihrer Monatsgrenze, rechts der Rest. - Darunter die Aufteilung nach Funktion, zum Beispiel „Tätigkeitsbericht ausformulieren: 2× / 0,02 $“. Ganz unten stehen in „Letzte Anfragen“ die einzelnen Aufrufe (zweites Bild): | Spalte | Bedeutung | | Zeit | Wann die Anfrage gestellt wurde. | | Funktion | Wofür: Tätigkeitsbericht, Buchungsvorschlag oder Verbindungstest. | | Modell | Welches Modell geantwortet hat. | | Ein / Aus | Textmenge, die hin- und zurückging, gemessen in Token. Ein Token ist ein Wortteil, ein deutsches Wort hat meist ein bis drei davon. Die Anbieter rechnen nach Token ab, Antworttext ist teurer als gesendeter Text. | | Kosten | Tatsächliche Kosten dieser Anfrage in US-Dollar, auf vier Stellen genau. | | Status | „gebucht“: abgerechnet und im Verbrauch gezählt. | Die Beträge berechnet der WorkOrderAgent selbst aus den Token und den Preisen des Modells. Sie sollten sehr nah an der Abrechnung des Anbieters liegen. Kleine Abweichungen durch Rundung oder Wechselkurs sind normal; maßgeblich ist die Rechnung des Anbieters. Für die Kontovorschläge zeigt der Reiter KI-Unterstützung im ERP eine Trefferquote (drittes Bild): wie viele Vorschläge geprüft wurden, wie viele aus Ihrer Historie und wie viele von der KI kamen und wie oft das vorgeschlagene Konto am Ende gebucht wurde. Eine Quote unter 100 % ist normal. Jede Korrektur von Ihnen macht künftige Vorschläge genauer. Tipp: Steigt der Verbrauch ungewöhnlich, sehen Sie in „Letzte Anfragen“ sofort, welche Funktion und welches Modell dahinterstecken. Ein günstigeres Modell unter „Verwendung“ senkt die Kosten meist um die Hälfte oder mehr. ## Häufige Fragen | Frage | Antwort | | Der Verbindungstest meldet einen Fehler. | Schlüssel neu kopieren und einfügen, Guthaben beim Anbieter prüfen, dann erneut testen. Hilft das nicht, liegt oft eine Störung beim Anbieter vor; das lokale Modell arbeitet so lange weiter. | | Die Berichte dauern plötzlich wieder lange. | Meist ist das Budget erreicht oder der Anbieter gestört; dann formuliert das lokale Modell. Im Kasten Verbrauch sehen Sie, ob die Grenze erreicht ist. | | Kann ich ganz ohne Anbieter arbeiten? | Ja. Unter „Verwendung“ „Nur lokales Modell“ wählen oder den Schlüssel entfernen. Dann bleiben alle Texte auf Ihrem Server. | | Wer sieht meinen Schlüssel? | Niemand. Er liegt geschützt auf dem Server und wird nach dem Speichern nie wieder angezeigt, nur die letzten vier Zeichen. | Stichworte [KI-Anbieter](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=KI-Anbieter) [KI-Schnittstelle](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=KI-Schnittstelle) [API-Schlüssel](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=API-Schl%C3%BCssel) [Budget](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=Budget) [Verbrauch](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=Verbrauch) [Ausformulieren](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=Ausformulieren) [Buchungsvorschlag](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/?q=Buchungsvorschlag) [Vorherige Anleitung Mailserver einrichten](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/administration/mailserver-einrichten/) [Nächste Anleitung Praxisbericht Mail-Umstellung](https://1x1it.de/wiki/workorderagent/administration/praxisbericht-mail-umstellung/) ## Lieber einrichten lassen? Wir richten den KI-Anbieter für Sie ein, wählen ein passendes Modell und setzen ein sinnvolles Budget. [0173 644 22 17](tel:+491736442217) [Anfrage senden](https://1x1it.de/kontakt/#anfrage)